ساعد القارئ على تكوين أفكارك على شكل هرم
عند إعداد الوثيقة ، يمثل الكثير محتواها المستقبلي ، لكن ليس لديهم خطة محددة - ماذا يقولون وكيف يصيغونها. إنهم فقط يبدأون الكتابة ، على أمل أن يظهر الهيكل بمفرده. والنتيجة هي رواية خاطئة يجب على القارئ أن يفهمها.
السبب يفضل الترتيب. حتى أنه يرتب بيانات عشوائية بترتيب معين.
مثال. رأى الإغريق القدماء في مجموعات النجوم أشكال الحيوانات ، بدلاً من النقاط المختلطة.
في القراءة ، يحاول الشخص تلقائيًا ترتيب المعلومات في شكل هرم ، أساسه مبررات وحجج تؤكد الاستنتاجات. في هذا النموذج ، يسهل على القارئ "استيعاب" المعلومات.
مثال. المقاعد كانت باردة. كدت أن اشتبك في شجار. خسرت إيطاليا. لقد كانت مباراة كرة قدم رهيبة حقا. " هذه "القصة" منظمة بشكل سيء للغاية ، حيث أن الفكرة الرئيسية مذكورة في النهاية فقط.
وفقًا لهيكل الهرم ، يتم تقديم التعميم أولاً ، ثم يتم تقديم الجدل. من السهل فهم القصة أعلاه إذا قمت ببنائها بشكل مختلف.
مثال. "لقد كانت مباراة كرة قدم رهيبة حقا: مقاعد باردة ، كدت أشتبك في معركة ، وخسرت إيطاليا".
اجمع أفكارًا متشابهة ثم عبّر عن كل مجموعة في جملة واحدة
عند بناء الهرم ، استخدم منهجًا من أسفل إلى أعلى: قم أولاً بإدراج جميع الأطروحات ، وتجميع تلك التي تؤدي إلى نفس الاستنتاج. ثم عبر عن كل مجموعة في جملة واحدة. كل هذا التعميم هو الجزء العلوي من الهرم.
كرر الإجراء للمجموعات المتبقية. ونتيجة لذلك ، سيتم التعبير عن الفكرة الرئيسية للمستند بأكمله في جملة واحدة. هرمك جاهز.
مثال. يمكن التعبير عن أطروحات "قاعدة عملائنا في تزايد" و "كل عميل يشتري المزيد" و "قمنا بزيادة أسعارنا" في جملة واحدة: "مبيعاتنا في تزايد". ثم يمكنك تجميع هذا التعميم مع الآخرين ، على سبيل المثال ، مع "تخفيض تكاليفنا الثابتة" و "تخفيض تكاليفنا المتغيرة" ، والتعبير عن هذه المجموعة الجديدة بجملة عامة: "دخلنا ينمو".
يعد التجميع والتلخيص أمرًا بسيطًا ، ولكن يجب عليك الالتزام بالقواعد الأساسية:
- أي فكر يتم التعبير عنه في الهرم يجب أن يكون وصفًا موجزًا لأطروحات مجمعة. لا تستخدم أبدًا تعميمات لا معنى لها مثل "هناك ثلاثة أسباب لدخول السوق النمساوية". هذه خربشة إضافية ، لأن المؤلف لم يكلف نفسه عناء تعميم ثلاثة أسباب للقارئ.
- يجب أن تكون الملخصات في أي مجموعة متشابهة منطقياً وعلى نفس مستوى التجريد. أي أن المجموعة لا يمكن أن تتكون من "تفاح" و "ثمار" و "مائدة": فالتفاح والجدول غير متشابهين منطقياً ، و "الفاكهة" مصطلح تجريدي يشير إلى مستوى أعلى من الهرم.
الأساس المنطقي: استخلاص النتائج من سلسلة البيانات باستخدام الخصم
أي تعميم في الهرم يجب أن يطرح سؤالاً من القارئ ، الجواب عليه لاحقاً. تمت صياغة الإجابة بطريقة الخصم.
الاستنتاج هو عملية تفكير يتم من خلالها استخلاص الاستنتاجات من الافتراضات.
مثال. من الافتراضات "كل الناس بشر" و "جالوت إنسان" ، يستنتج أن "جالوت بشر". ثم يمكنك تلخيص كامل عملية التفكير الاستنباطي: "جالوت رجل ، إنه بشر".
للحصول على توصيات ، استخدم ترتيب الخصم العكسي.
مثال. "علينا تعيين مرشح يمكنه القراءة. يمكن للمرشح "أ" القراءة. لذلك ، يجب علينا توظيف المرشح أ. " لذا فإن أمر الافتراض - الافتراض - الاستنتاج يخفي المعلومات الرئيسية حتى النهاية.عادةً ما تستفيد التوصيات من الترتيب العكسي: "يجب أن نوظف المرشح أ ، لأننا بحاجة إلى شخص يمكنه القراءة ، لكنه يستطيع".
على الرغم من حقيقة أن المنطق الاستنباطي هو عملية مباشرة وطبيعية ، لا ينبغي استخدامه في المنطق المعقد ، حيث هناك حاجة إلى عدة مستويات من التبرير لتأكيد الافتراضات.
إذا حاولت تبرير إبرام مستند معقد من خلال الخصم ، فمن المحتمل أن يكون للفرض الأول عدة مستويات من التبرير والتي من خلالها سيتعين على القارئ "اجتياز" الاقتراب من الافتراض الثاني. هذا المنطق من الصعب جداً اتباعه.
التبرير: استخلاص استنتاجات من مجموعة من الأطروحات المتشابهة عن طريق الاستقراء
إذا كان التعميم في الهرم لا يمكن تأكيده بالخصم ، فاستخدم شكلًا أكثر إبداعًا للتفكير - الاستقراء. الاستقراء يستخلص خاتمة من مجموعة من الأفكار ، إلى حد ما ، متشابهة.
مثال. إن الاستنتاج "آينشتاين كان عبقريًا" تؤكده تعميمات مثل "درس نظرية النسبية" و "درس الجاذبية" و "درس الثابت الكوني".
في الاستقراء ، الترتيب المنطقي للحجج ليس واضحًا كما هو الحال في الاستنتاج. لجعل الفكرة بديهية للقارئ ، يجب تحديد الترتيب على أساس التجميع. إذا كنت قد جمعت أجزاء من الكل ، على سبيل المثال ، أقسام الشركة ، رتبها بناءً على هيكلها ، على غرار هيكل المنظمة.
استخدم مبدأ MECE (مبدأ الأحكام الحصرية المتبادلة بشكل مشترك). أي أن أقسام الشركة لن تكرر الوظائف في العديد من الأقسام ، ولكن في نفس الوقت ، فإن الأجزاء مجتمعة ستصف المنظمة دون فقدان أي شيء.
إذا كان التجمع يتكون من توصيات ، رتبها بترتيب زمني ، بدءًا من الأول.
مثال. عند تلخيص "تعيين مساعد جديد" ، ترتيب التجميع: "شغل وظيفة شاغرة ، ودعوة المرشحين لإجراء مقابلة ، واتخاذ قرار بشأن التوظيف".
إذا كان لديك عناصر مصنفة بناءً على خصائص مشتركة معينة ، رتبها وفقًا لمستوى الخصائص في كل عنصر.
لتقديم توصيات ، تعامل مع المشكلة من وجهة نظر منهجية وتصورها باستخدام الأشجار المنطقية
غالبًا ما تقدم وثائق الأعمال توصيات لحل المشكلة. استخدم عملية حل المشكلات المباشرة لتقديم توصيات.
1. تحديد المشكلة بعبارات واضحة وقابلة للقياس.
مثال. "يفقد المصنع ثلاث ساعات عمل كل يوم. كيف يمكن تجنب ذلك؟ "
2. اكتشف بالضبط ما هي المشكلة.
مثال. "المشكلة ليست في الناس أو المواد الخام ، ولكن في المعدات: إنها تتعطل كل يوم."
3. التعمق أكثر - اكتشف سبب وجود المشكلة.
مثال. "الحضور غير مدربين بشكل صحيح." هذا يسمح لك بتحديد الإجراءات لحل المشكلة. على سبيل المثال ، "تعيين المعلمين المسؤولين أو دعوة المعلمين الخارجيين".
لحل مشكلة ما ، يمكنك تصورها باستخدام شجرة منطقية. الشجرة المنطقية هي مخطط مبسط للاتصالات المتفرعة من اليسار إلى اليمين.
مثال. شجرة الربح: تشكل كلمة "الربح" جذع شجرة وتنقسم إلى فرعين: "المبيعات" و "التكاليف". تتفرع "المصروفات" إلى "ثابت" و "متغيرات"
في النهاية ، سيتم تفصيل الشجرة بحيث تظهر المشاكل ومصادرها. في هذا المثال ، يمكنك أن تفهم أن الأرباح تنخفض بسبب ارتفاع تكاليف مواد معينة.
توصيات هيكل بناء على النتيجة التي يمكنك تحقيقها
لقد وجدت حلاً لمشكلة القارئ. الآن أنت بحاجة لإقناعه باتخاذ إجراء. قم بتقديم التوصيات بشكل مقنع قدر الإمكان.
عند تقديم توصية ، يمكنك تقديم اقتراح للعمل يهدف إلى تحقيق النتيجة المرجوة.إجراءات المجموعة استنادًا إلى النتيجة التي تسعى إلى تحقيقها ووصفها بحيث يمكنك في وقت لاحق فهم ما إذا تم تحقيقها.
مثال. القارئ يريد زيادة أرباحهم.
تبدو التوصيات سيئة التنظيم كما يلي:
1. مؤشرات الدراسة:
- إنتاجية النبات ؛
- رضا العملاء.
2. إجراء التدريب في كثير من الأحيان:
- عمال المصانع ؛
- موظفي المبيعات.
هناك مشكلتان رئيسيتان في مثل هذا الهيكل: أولاً ، على الرغم من أن الإجراءات المجمعة لها تشابه خارجي ، إلا أنها تهدف إلى تحقيق نتائج مختلفة ؛ ثانياً ، يجب تفصيل النتائج المرجوة من أجل الحكم لاحقاً على ما إذا كانت قد تحققت أم لا.
وبالتالي ، فإن الهيكل التالي أكثر وضوحًا وإقناعًا:
1. زيادة المبيعات بنسبة 5٪ في الربع القادم:
- فحص رضا العملاء ؛
- قم بتعليم فريق المبيعات الخاص بك في كثير من الأحيان.
2. تخفيض تكاليف الإنتاج بنسبة 2٪ في الربع القادم:
- دراسة إنتاجية النبات ؛
- قم بتعليم موظفي المصنع في كثير من الأحيان.
يتم تجميع الإجراءات الآن بناءً على النتائج المرجوة. وبالتالي ، يمكن للمرء بسهولة الحكم على ما إذا كانت الأهداف قد تحققت بالفعل.
استخدم المقدمة لإخبار القارئ بالنقاط الرئيسية في المستند في أول 30 ثانية من القراءة.
يجب أن تبدأ كل وثيقة بمقدمة موجزة لإثارة اهتمام القارئ وتمهيد الطريق لحل المشكلة.
أسهل طريقة لإثارة اهتمام القارئ والمساعدة في التركيز على المستند هي تقديم المقدمة في شكل قصة. ابدأ بوصف الموقف (الوضع الحالي) ، وحدد المشكلة ، وأخيرًا ، اقترح حلًا.
مثال. الوضع - "ArgonEx تفكر في الاستثمار في مناجم جديدة في النمسا". المشكلة: "ArgonEx من الصعب الدخول إلى سوق جديدة." من أجل أن يوافق القارئ بسهولة على بياناتك ، يجب أن يكون الوضع والتعقيد مألوفين له.
يجب أن تتسبب المشكلة في أسئلة القارئ مثل "ما الذي يجب القيام به؟". يحتوي النص الرئيسي للوثيقة على إجابة مفصلة لهذا السؤال ، ولكن في الثواني الثلاثين الأولى من القراءة ، يجب تطوير فكرة عامة عن رأيك.
في المقدمة ، ستعبر عن النقطة الرئيسية ، بالإضافة إلى أهم الحجج:
مثال. "(مميزات) يمكن لـ ArgonEx دخول السوق النمساوي عن طريق شراء مشارك حالي في السوق ، لأنه (1) نادرًا ما يتم إصدار تصاريح التعدين لشركات أجنبية ، و (2) يتم بيع شركات التعدين المحلية بثمن بخس ، و (3) تكبد المنافسون خسائر فادحة في مواقف مماثلة يحاولون التصرف بمفردهم ".
استخدم الرؤوس والتنسيق لتوضيح هيكل الهرم.
لتوجيه القارئ من خلال هيكل الهرم ، اعرضه أولاً. الطريقة الأكثر شيوعًا هي العناوين التي تشير إلى مستويات ومجموعات من الأفكار. استخدم المسافات البادئة للتأكيد على مستويات الهرم ، وغالبًا ما تتم إضافة الأرقام العشرية (1 ، 1.1 ، 1.1.1). مثال:
اسم الوثيقة
هنا يكتبون مقدمة ويشيرون إلى الحجة الرئيسية ، وكذلك الأفكار الرئيسية للأقسام.
1. القسم الأول
تخيل دائمًا أي مجموعة من العناوين والنقاط الرئيسية.
1.1. القسم الفرعي الأول
تدعم فكرة هذا القسم الفرعي الفقرات المرقمة التالية.
1.1.1. يؤكد فكرة القسم الفرعي الأول
1.1.2. يؤكد فكرة القسم الفرعي الأول
1.2. القسم الفرعي الثاني
2. القسم الثاني
2.1. القسم الفرعي الأول
2.2. القسم الفرعي الثاني
يقرأ القراء ، كقاعدة عامة ، العناوين بطلاقة ، لذلك ليس من الضروري استثمار الفكرة الرئيسية فيها. اجعلها قصيرة للتعبير عن جوهر القسم. عند استخدام العناوين تبدو رسمية للغاية ، حاول إبراز النقاط والحجج الرئيسية وما إلى ذلك في النص.
في الرسائل القصيرة جدًا ، تعد المسافة البادئة هي الطريقة الأكثر ملاءمة لنقل بنية بسيطة. مثال:
للاتصال يوم الاثنين ، أحتاج إلى البيانات التالية لليابان:
- حجم المبيعات
- نفقات
- اتجاهات السوق
استخدم انتقالات واضحة بين مجموعات الحجج حتى لا يفقد القارئ خيط المناقشة
حتى الهيكل الأكثر منطقية للهرم لا فائدة منه إذا لم يواكبه القارئ. بالانتقال بين الأقسام والأقسام الفرعية ، يجب أن يعرف القارئ متى يحدث الانتقال. إحدى الطرق هي الإشارة إلى الاستنتاجات الرئيسية للاستنتاج السابق في بداية قسم جديد.
مثال. إذا كان هناك في الفصل الأخير تعميم "ArgonEx به الكثير من المخزونات" ، يمكن بدء الفصل التالي عن الخدمات اللوجستية على النحو التالي: "بالإضافة إلى عدد كبير جدًا من المخزونات ، فإن العمليات اللوجستية لـ ArgonEx غير فعالة." حتى يفهم القارئ أنك قد تحولت إلى جزء فرعي جديد من الهرم.
إذا كان الفصل طويلًا ومعقدًا بشكل خاص ، أكمله بملخص موجز للنقاط الرئيسية قبل الانتقال.
إذا كانت الوثيقة تحتوي على توصيات ، يمكنك اختتامها بقسم بسيط وعملي "إجراءات إضافية".
أهم شيء
صمم أفكارك جيدًا قبل البدء في الكتابة.
كيفية بناء الأفكار بشكل فعال
- مساعدة القارئ - بناء الأفكار على شكل هرم ؛
- تجميع الأفكار المتشابهة ، ثم التعبير عن كل مجموعة في جملة واحدة ؛
- التبرير: استخلاص استنتاجات من سلسلة البيانات باستخدام طريقة الخصم ؛
- التبرير: استخلاص استنتاجات من مجموعة من النقاط المتشابهة عن طريق الاستقراء.
كيفية تقديم توصيات مفيدة
- تعامل مع المشكلة من وجهة نظر منهجية وتصورها بمساعدة الأشجار المنطقية ؛
- قم ببناء توصياتك بناءً على النتيجة التي يمكنك تحقيقها معهم.
كيفية التعبير عن البنية المطلوبة في الكلمات
- استخدم المقدمة لإخبار القارئ بالنقاط الرئيسية في أول 30 ثانية من القراءة ؛
- استخدم الرؤوس والتنسيق لتوضيح هيكل الهرم ؛
- استخدم انتقالات واضحة بين مجموعات الحجج حتى لا يفقد القارئ خيط المناقشة.
